Protokoll zur Mitgliederversammlung 2023

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Manuela ZapelEhemalige Schriftführerin

Datum: 28.04.2023
Ort: Stadthaus der Stadt Augustusburg
Beginn: 19:10 Uhr
Ende:  20:17 Uhr
Geladen: 119 Vereinsmitglieder
Teilnehmer: 73 Vereinsmitglieder
Gast: einige Gäste
Versammlungsleiter: Swen Müller (Vorsitzender) 
Protokollführerin: Manuela Zapel (Schriftführerin)

1. Begrüßung durch den Vorsitzenden

2. Feststellung der Beschlussfähigkeit und der ordnungsgemäßen Ladung

6 Wochen vorher im Schaukasten ausgehangen + Postversand
Damit ist die Mitgliederversammlung beschlussfähig.

2.1. Beschluss der Tagesordnung

Zustimmung: Einstimmig beschlossen  

3. Geschäftsbericht per 31.12.2022

4. Rechenschaftsbericht für das Geschäftsjahr 2022

Sehr verehrte Vereinsmitglieder, liebe Gartenfreunde,
der heutige Rechenschaftsbericht soll der Prüfung und Entlastung des Vorstandes durch die Mitgliederversammlung dienen und zugleich in die Zukunft blicken.
Zunächst möchte ich auf das vergangene Geschäftsjahr zurückschauen.
Im letzten Jahr ist es uns wieder gelungen, in den Anlagen notwendige Reparaturen und Verschönerungen erfolgreich durchzuführen. In der Anlage Höckericht wurde die Teichentwässerung mit viel Aufwand in Stand gesetzt. Besonderer Dank gebührt hier neben unserem Bernd Schirmer, den Gartenfreunden Robby Mai und Jens Queitsch.
Außerdem gab es Havarien im unteren Bereich der Anlage. Diese konnten zwar notdürftig repariert werden. Für dieses Jahr ist allerdings noch eine aufwendige Sanierung mit Erneuerung der unterirdisch verlegten Stromkabel notwendig.
In der Anlage der Morgensonne konnte ebenfalls die Teichanlage gründlich gereinigt werden und die Risse in der Staumauer wurden beseitigt. Dank gilt hier den Gartenfreunden Christoph Müller und Freimut Köhler. Auch wurden die Hochbehälter gereinigt. Hier gilt unser Dank den Gartenfreunden Heinz Ludwig, Wiko Walzcak und Roland Zschüttig. Ebenfalls konnte mit Hilfe der Firma Lohr und einigen Gartenfreunden, alte Freileitungen demontiert werden. Das große Tor zur Festwiese wurde grundlegend erneuert. Hier möchten wir lobend unseren Gartenfreund Heinz Ludwig erwähnen, der maßgeblich daran beteiligt war. Im Übrigen wird es zukünftig für dieses Tor ein neues Schließsystem geben. Das Tor wird in Zukunft immer verschlossen sein. Jeder Pächter, der den Parkplatz an der Festwiese nutzen möchte, kann sich dafür einen entsprechenden Schlüssel gegen Kaution von 5,00 € vom Anlagenleiter aushändigen lassen. Die Pächter der Morgensonne II, die bereits einen Schlüssel besitzen, brauchen keinen, da der vorhandene Schlüssel auch an dem großen Tor passt. Das große Tor ist ab 1. Juni nach der Ein- und Ausfahrt zu schließen und verschließen.
Außerdem ist geplant im laufenden Geschäftsjahr sämtliche Schaukästen in allen Anlagen zu erneuern.
Der neu angeschaffte Rasentraktor ist eine große Erleichterung für die Anlagen und leistet gute Dienste. Hier nochmal der Hinweis an die Anlagenleiter, dass der Rasentraktor nach Absprache mit dem Anlagenleiter Morgensonne I Herrn Udo Lippmann, für alle Anlagen zur Verfügung steht. Der Traktor ist 80cm breit und passt somit durch alle Gartentore und ist auch für das Mähen der Wege in der Anlage Höckericht geeignet. Damit kann auch umgangen werden, dass privater Strom für die Pflege der Gemeinschaftsanlagen verwendet werden muss. Außerdem ist die Maschine mit einem Mulch kit ausgerüstet, so dass fast keine Abfälle zur Entsorgung entstehen. Zur Pflege der Gemeinschaftsanlagen, stehen in jeder Anlage Maschinen und Geräte zur Verfügung, die unabhängig vom elektrischen Strom betrieben werden können. Diese sollten vorzugsweise benutzt werden, da der Verein nicht in der Lage ist für privat genutzten Strom zu entschädigen.
Auch der Einsatz der Container in den Anlagen wurde von vielen Gartenfreunden genutzt. Deshalb wird es auch in diesem Jahr eine ähnliche Aktion geben.
In allen Anlagen wurde eine Vielzahl von Arbeitseinsätzen durchgeführt. Bei allen die sich da wieder beteiligt haben, möchte ich mich hier im Namen des Vorstandes und der Anlagenleiter herzlich bedanken.
In der letzten Mitgliederversammlung wurde beschlossen, dass ab diesem Geschäftsjahr Pächter, die das 80. Lebensjahr vollendet haben von den Arbeitsstunden befreit sind, ich bitte Sie jedoch darum, dieses mit Ihrem Geburtsdatum auf Ihren Stundenkarten zu vermerken und diese trotzdem mit dem Zählerstand zum 30.11.2023 in den Anlagenbriefkasten zu werfen.
Liebe Gartenfreunde und Gartenfreundinnen, es ist kein Geheimnis, dass unser Verein im ländlichen Raum unter erheblichen Leerstand leidet und das Angebot an Pachtgärten höher ist als die Nachfrage. Alle Mitglieder sind deshalb aufgefordert, im Rahmen Ihrer Möglichkeiten, für unsere Kleingärten-Anlagen zu werben. Aber es gibt auch positive Beispiele. Ich möchte deshalb die Gelegenheit nutzen, unsere neuen Gartenfreunde Christiane Siegel, Norman und Melanie Hänel, Familie Preuß/Jandt und Uwe Barthel,  Herzlich willkommen zu heißen. Ich wünsche mir, dass die jungen Gärtner von allen unseren Mitgliedern mit Rat, Tat und Toleranz in unserer Gemeinschaft aufgenommen werden.
Der Vorstand hat bereits damit begonnen sein Augenmerk auf die Gewinnung weiterer neuer Vereinsmitglieder zu legen. Dazu wird die Webseite des Vereins in neue Hände gelegt und gründlich überarbeitet. Unser neues Mitglied, Herr Uwe Barthel ist vom Vorstand mit dieser Aufgabe betraut worden. Für Vorschläge oder Beiträge zu diesem Thema wenden Sie sich bitte direkt an mich.
Im Vergangenen Geschäftsjahr hatten wir keinen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und bleiben desshalb auch weiterhin steuerfrei. Die Gemeinnützigkeit des Vereins wurde für die nächsten 3 Jahre bestätigt.
Vom Finanzamt, dem Regionalverband und dem Landratsamt erhielten wir die entsprechenden Bescheide.
Der Vorstand ist im vergangenen Jahr zu 5 Vorstandsitzungen zusammengekommen. Außerdem trafen sich einzelne Vorstandsmitglieder immer wieder mit mir, um Aufgabenspezifische Probleme zu besprechen und effektive Lösungen herbeizuführen. Die neuen Anlagenleiter, welche mit heutigem Tag ihre Arbeit aufnehmen, wurden bereits an die Aufgaben herangeführt und mit der Vorstandsarbeit vertraut gemacht. Ich bitte die Anlagenleiter nach Kräften zu unterstützen und ihnen ihr Ehrenamt nicht unnötig schwer zu machen. Die Kontaktdaten finden sie demnächst in den Schaukästen.
Unter anderem konnte die Rechnungslegung erfolgreich zum Abschluss gebracht werden. Es wurden 118 Rechnungen erstellt. Bis auf einige wenige Ausnahmen, die aber bereits korrigiert wurden, ist es gelungen die Rechnungslegung zu automatisieren. Für jedes Vereinsmitglied ist ein digitales Konto erstellt worden. Wer dieses einsehen möchte, wendet sich bitte an Frau Zapel. Leider mussten auch 22 Zahlungserinnerungen und 7 Mahnungen verschickt werden. Die Rechnungslegung versetzt den Verein erstmals in die Lage, teils seit Jahren bestehende offene Forderungen einiger zahlungsunwilliger Pächter notfalls gerichtlich beizutreiben. Dabei handelt es sich um Außenstände von ca. 3600,- €, die nun angemahnt werden konnten. Teilweise konnten dadurch bereits Ratenzahlungsvereinbarungen geschlossen werden.
Ich weiß, dass die Vielzahl der Mitglieder den Verein nur als Mittel zum Zweck betrachten und die Mitgliedschaft als notwendiges Übel in Kauf nehmen, um ihren Kleingarten günstig pachten zu können. Unser besonderer Dank gilt desshalb den Vereinsmitgliedern, die mit viel Engagement, Kraft und Zeit den Verein am Leben erhalten und mitgestalten.
Im nächsten Jahr steht die Wahl zum Vorstand des Vereins an. Ich werde für die Position des Vorsitzenden höchstwahrscheinlich nicht erneut zur Verfügung stehen. Bewerbungen aus den Reihen der Mitglieder für den Vorstand nehmen wir gerne ab sofort entgegen. Bewerbungen oder Wahlvorschläge sind schriftlich beim Vorstand einzureichen.
Im März fand die Jahreshauptversammlung des Regionalverbandes der Gartenfreunde Freiberg statt. Ich habe den Kleingartenverein Augustusburg e.V. gemeinsam mit unsrer Schriftführerin, Frau Zapel vertreten. Dort wurde unter anderem eine Erhöhung der Verbandsabgabe um 05,00 € auf 25,00 € zum 01.01.2024 beschlossen. Wir haben im Interesse unserer Mitglieder gegen diese Beschlussvorlage gestimmt, allerding waren wir die einzigen Gegenstimmen.
Der Vorstand wird in den nächsten Vorstandssitzungen intensiv prüfen, ob und in welchem Umfang die Mitgliedschaft des Vereins im Regionalverband sinnvoll und notwendig ist oder ob gegebenenfalls ein Austritt aus dem Dachverband erfolgen sollte.
Liebe Vereinsmitglieder, liebe Gartenfreunde, Werte Gäste
Ich werde weiterhin, und ich spreche hier auch im Namen des Vorstandes, den Verein nach Kräften voranbringen und zum Wohle der Mitglieder leiten und führen. Ich bitte dabei um Ihr Mittun und ihre Unterstützung. Wir sind jederzeit für Anregungen und Vorschläge offen. Vielen Dank.

5. Kassenbericht

Gesamteinnahmen: 16706,58 €
Gesamtausgaben: 19415,60 €
Rücklagen des Vereins wurden in Höhe von 2028,51 € entsprechend dem Nachtragshaushalt vom 22.06.2022 in Anspruch genommen.

6. Bericht der Revisionskommission

7. Diskussion zu den Berichten

Frau Elschner fragt nach wie die Position Aufwandsentschädigung zustande kommt.
Der Vorsitzende erklärt, das Aufwandsentschädigungen pro Person in Höhe von 50,00€/jährlich am Ende des Geschäftsjahres an die Mitglieder des Vereinsvorstandes für die ehrenamtliche Tätigkeiten ausgezahlt werden. Außerdem wird bei der Jahresabschlussversammlung des Vorstandes ein Abendessen im Rahmen der Aufwandsentschädigung bezahlt. Herr Mai gab zu bedenken, dass der Betrag von 50,00 € jährlich für die viele Arbeit, die der Vorstand leistet, sehr niedrig ist.

8. Entlastung des Vorstandes für das Jahr 2022

Zustimmung: Einstimmig beschlossen

9. Beratung und Beschlussfassung Haushaltsplan 2024

Zustimmung: 71
Gegenstimmen: 2

10. Aussprache und Diskussion zur Einhaltung der Satzung des Vereins

Der Vorsitzende Herr Müller bittet die Mitglieder zukünftig mehr Augenmerk auf die Einhaltung der Satzung zu legen. In der Vergangenheit ist aufgefallen, dass einige Mitglieder die Satzung nicht kennen oder bewusst nicht einhalten. Deshalb sollen folgende Punkte der Satzung besprochen werden:

§ 8 Pflichten der Mitglieder

Jedes Mitglied ist verpflichtet:

a)    diese Satzung, den abgeschlossenen Kleingartenpachtvertrag und die Gartenordnung einzuhalten und sich nach diesen Grundsätzen innerhalb des Vereins zu betätigen.

b)    die Beschlüsse des Vereins anzuerkennen und aktiv für die Erfüllung zu wirken,

d)    Die von der Mitgliederversammlung beschlossenen Gemeinschaftsleistungen in Form von Arbeitsstunden bei Arbeitseinsätzen pro Gartenjahr zu erbringen.

Für nicht erbrachte Gemeinschaftsleistungen ist die von der Mitgliederversammlung beschlossene Ablösesumme zu entrichten,

Änderungen bedürfen der Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung.

Herr Müller erklärt, dass die im Gartenjahr fälligen Stunden auch immer im laufenden Geschäftsjahr geleistet werden müssen. Es ist nicht möglich, mehr geleistete Stunden für das kommende Gartenjahr gut zu schreiben. Wir sind dankbar für jede Arbeitsstunde, die geleistet wird, es ist allerdings nicht möglich, diese zu bezahlen. Einige Mitglieder leisten mehr als 100 Stunden im Jahr. Das alles zu bezahlen, ist dem Verein wirtschaftlich nicht zuzumuten. Jede Stunde zur Verschönerung oder Erhaltung unserer Anlagen, die mehr gemacht wird, als die Satzung als Pflicht vorsieht, ist ehrenamtlich und unentgeltlich.

e)    für jede beabsichtigte Baumaßnahme einen schriftlichen Antrag mit einer zeichnerischen Darstellung einzureichen, der die Zustimmung des Vorstandes erfordert,

f)     mit dem Bau, der Erweiterung oder Veränderung von Bauten oder baulichen Anlagen erst dann zu beginnen, wenn die Zustimmung des Vorstandes schriftlich vorliegt.

Der Vorsitzende führt dazu aus: Bei der Begehung der Anlagen musste leider festgestellt werden, dass in vielen Gärten – vor allem in der Anlage Höckericht – in enormen Umfang gebaut und umgebaut wird, ohne dass dem Vorstand auch nur ein einziger Antrag vorliegt. Frau Zapel weist darauf hin, dass immerhin ein Antrag gestellt wurde, allerdings auch erst nach Beendigung der Baumaßnahme. Herr Müller führt weiter aus, dass alle Bauten oder Umbauten die zukünftig ohne die Genehmigung des Vorstandes erfolgen, ausnahmslos zurück gebaut werden müssen. Swimmingpools oder Planschbecken werden maximal bis 1,20m Durchmesser geduldet. Kleintierhaltung ist in allen Gärten verboten. Einzige Ausnahme sind bis zu 2 Laufenten pro Parzelle zur Schneckenbekämpfung. Auch dies ist genehmigungspflichtig! Frau Rohnke fragt nach, ob Sie denn ihr Kaninchen mit in den Garten bringen kann, wenn sie es abends wieder mit nach Hause nimmt. Es ist natürlich jederzeit möglich, Haustiere mit in den Garten zu bringen, so lange Nachbarn dadurch nicht belästigt werden.

h)    bei Wohnungswechsel innerhalb eines Monats die Änderung seiner Anschrift dem Vorstand mitzuteilen. Das Gleiche gilt für sonstige Kontaktdaten wie Telefon, Fax oder E-Mail. Sämtliche Schriftstücke des Vereins gelten als zugegangen, wenn sie an die letzte bekannte Adresse gerichtet sind.

Herr Müller führt aus, dass Nachforschungen zu neuen Wohnanschriften nicht gerade kostengünstig sind und diese auch sehr zeitaufwendig. Wir bitten deshalb bei Wohnungswechsel und sonstigen Änderungen den Vorstand zeitnah zu unterrichten.

i)      an Mitgliederversammlungen teilzunehmen.

Ich möchte nochmal zum Ausdruck bringen, dass ich mich sehr über die zahlreiche Teilnahme an der heutigen Mitgliederversammlung freue und darauf hinweisen, dass die Teilnahme an Mitgliederversammlungen für alle Mitglieder obligatorisch ist.

§ 9 Vereinsstrafen

(3)  Folgende Strafen kommen zur Anwendung:

-          Verwarnung,

-          Befristeter Ausschluss von der Nutzung von Gemeinschaftseinrichtungen,

-          Ordnungsgeld bis zur dreifachen Höhe des Mitgliedsbeitrages,

-          Ausschluss

Herr Müller weist darauf hin, dass bisher vom Mittel der Vereinsstrafen abgesehen wurden. Zukünftig werden wir diese Praxis überdenken. Die Satzung ist von der Mitgliederversammlung beschlossen worden und daher anzuwenden.

§ 10 Beendigung der Mitgliedschaft

(2) Der Austritt kann gegenüber dem Vorstand schriftlich mit einer Frist zum Ende des Geschäftsjahres erfolgen.

Hierzu wird nochmals erläutert, dass die Beendigung der Vereinsmitgliedschaft nur durch schriftliche Erklärung gegenüber dem Vorstand zum Ende des Geschäftsjahres, d.h. bis zum 30.11. für das kommende Geschäftsjahr möglich ist. Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate, so dass die Kündigung des laufenden Geschäftsjahres bis zum 30.08. vorliegen muss.

Abschließend wird gebeten, dass alle Mitglieder sich mit der Satzung vertraut machen und diese einhalten.

11. Vorlage des Nachtragshaushaltes für das Jahr 2023

Es werden zusätzlich im Jahr 2023 Mittel in Höhe von 1.500,00 € aus den Rücklagen des Vereins für die Erneuerung von Elektrohauptleitungen in der Anlage Höckericht benötigt.

12. Beratung und Beschluss über Nachtragshaushalts 2023

Einstimmig beschlossen.

13. Beratung und Beschluss über die Erhöhung der Mitgliedsbeiträge auf 20,00€ / Jahr ab 2024

Der Vorstand bittet die Mitgliederversammlung einer Erhöhung der Mitgliedsbeiträge ab dem Geschäftsjahr 2024 zuzustimmen. Durch die anhaltende Inflation ist es nicht mehr möglich, die Vereinsgeschäfte ohne zusätzliche finanzielle Mittel aufrechtzuerhalten.

7 Gegenstimmen. Antrag beschlossen mit Mehrheit der Mitglieder.

14. Mitteilung über die Anpassung des Strompreises um 0,15 € auf 0,52 € ab 2023

15. Verabschiedung des Anlagenleiters MS I Matthias Oehme

16. Beschlussfassung zu den von den Mitgliedern eingereichten Anträgen.

Es wurden keine Anträge von Mitgliedern eingereicht. Auch im Laufe der Mitgliederversammlung wurden keine Anträge von Mitgliedern gestellt.

17. Information zur Grundsteuer B

Die Mitglieder wurden darüber informiert, dass die Fragebogen ausgefüllt an die Stadtverwaltung Augustusburg gegeben wurden.

18. Schlusswort durch den Vorsitzenden

Ich bedanke mich nochmal die rege Teilnahme und wünsche allen einen guten Nachhauseweg

Unser Motto für die Zukunft: zusammen – gemeinsam – vereint“: 

Drei Anlagen – Ein Verein